Privacybeleid

Dit Privacybeleid  beschrijft de rechten en plichten van sollicitanten, werkgevers en referenten met betrekking tot cv's die zijn ingediend bij en verwerkt via TalentSquare, beheerd door Talentsquare.

Door informatie in te dienen bij Talentsquare of anderszins gebruik te maken van Talentsquare, stemmen de sollicitanten, werkgevers en referenten ermee in zich te houden aan de algemene voorwaarden die zijn uiteengezet in dit Privacybeleid en gaan ze akkoord met de verwerking van hun persoonlijke gegevens door Talentsquare zoals uiteengezet in dit Privacybeleid. Dit privacybeleid, samen met het Gebruiksvoorwaarden van de aanvrager, Voorwaarden van gebruik of Gebruiksvoorwaarden voor scheidsrechters (indien van toepassing) vormt de overeenkomst tussen Talentsquare en de Aanvrager, Werkgever of Verwijzer.

Bij Talentsquare waarderen we uw privacy!

Binnen onze organisatie Talentsquare gaan wij op een veilige en vertrouwelijke manier om met de verzamelde persoonsgegevens. Dit Privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke grondslag wij deze verwerken en waarom wij deze verwerken .

Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

1. DEFINITIES

In dit privacybeleid hebben de volgende termen de onderstaande betekenis:

Account: een persoonlijke account van een sollicitant of een bedrijfsaccount van een werkgever op Talentsquare;
Aanvrager: een natuurlijk persoon wiens cv door de Aanvrager zelf of door een Werkgever bij Talentsquare wordt ingediend;
Basis cv: het cv van de sollicitant, zoals door de sollicitant ingediend bij Talentsquare en eventueel naderhand gewijzigd, en zoals gestructureerd door het systeem Talentsquare;
Verwerkingsverantwoordelijken: bepalen het doel van het verwerken van persoonsgegevens (bijvoorbeeld voor een openstaande functie) en de middelen om dat te doen. Controllers kunnen werkgevers of wervingsbureaus zijn;
CV: het curriculum vitae van een Sollicitant, zoals beschikbaar op de Talentsquare website. Een cv kan onder meer de persoonlijke informatie van de sollicitant en informatie met betrekking tot de opleiding, het werk en de competenties van de sollicitant bevatten, evenals alle documentatie en informatie ter ondersteuning van de inhoud van het curriculum vitae. Een CV kan een Basis CV of een Verrijkt CV zijn;
Betrokkenen: betekent kandidaten in het algemeen;
Werkgever: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die is aangesloten bij Talentsquare voor het screenen van CV's van werknemers en/of mogelijke toekomstige werknemers. Werkgevers hebben ook een Account op de Talentsquare website;
Verrijkt CV: een versie van het Basis CV die is geverifieerd door Talentsquare (al dan niet via Referees), verrijkt door Talentsquare met externe gegevens, en/of aangevuld ingevolge On Demand Services (indien van toepassing) ;
AVG: Algemene verordening gegevensbescherming;
Wet: Richtlijn 95/46/EG en/of alle nationale wetten die deze richtlijn implementeren, zoals de Belgische wet op de gegevensbescherming van 8 december 1992. -5cde-3194-bb3b-136bad5cf58d_(GDPR) was aangenomen in april 2016 om de wetgeving inzake gegevensbescherming voor alle burgers in de Europese Unie (EU) te versterken. De AVG, die op 25 mei 2018 van kracht wordt, heeft gevolgen voor alle bedrijven die met persoonsgegevens uit de EU werken;
Toegangsmiddelen: de gebruikersnaam en het wachtwoord die een sollicitant nodig heeft om toegang te krijgen tot zijn account, of die een werkgever nodig heeft om Talentsquare te gebruiken;
On Demand Services: diensten geleverd door Talentsquare aan een Werkgever of een Sollicitant met betrekking tot een specifiek CV, inclusief (maar niet beperkt tot) taaltesten en competentietesten;
Persoonsgegevens: De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; een identificeerbare natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Indien in dit Privacybeleid wordt verwezen naar persoonsgegevens, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening;
Verwerking: betekent alle acties die worden uitgevoerd op persoonlijke gegevens, zoals verzamelen, vastleggen, organiseren, opslaan, gebruiken en wissen;
Verwerkers: zou volgsystemen voor sollicitanten zijn of andere juridische instanties die persoonsgegevens verwerken namens een verwerkingsverantwoordelijke;
Wervingsbureau: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die is aangesloten bij Talentsquare met als doel het vinden, screenen van cv's, evalueren en presenteren van de juiste kandidaten voor hun klanten. Wervingsbureau heeft ook een Account op de Talentsquare website;
Referee: elke natuurlijke persoon die de beweringen van een sollicitant op zijn cv bevestigt en input levert met betrekking tot de competenties van de sollicitant op verzoek van Talentsquare;
Talentplein:
Talentsquare SPRL, met maatschappelijke zetel te Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0641.685.385;
de cv-verwerkingsservice en het systeem beheerd door Talentsquare, beschikbaar via www.talentsquare.com.

2. DOOR TALENTSQUARE VERZAMELDE GEGEVENS

Via Talentsquare verzamelt Talentsquare:

Persoonsgegevens kandidaat:

Academisch Leerplan
Persoonlijke gegevens
Persoonlijke identificatiegegevens
Elektronische identificatiegegevens
Interne gegevens – Overige
Interne gegevens – Link / Id
evaluatie
Professionele ervaring
Beroepskwalificaties
werving
Gebruik van de media

Overige niet-persoonsgebonden gegevens:

Gegevens in het account van de sollicitanten en de werkgever, in het bijzonder de toegangsmiddelen;
Browsergegevens: standaardinformatie die een webbrowser naar elke bezochte website stuurt (zoals het IP-adres, browsertype en -taal, toegangstijden en verwijzende websiteadressen);
De aanschaf en het gebruik van tegoeden;
Cookies: kleine stukjes informatie die door de browser op uw computer worden opgeslagen. Deze cookies worden gebruikt om voorkeuren en verschillende andere stukjes informatie over gebruikers van de website op te slaan. Hoewel u het gebruik van cookies in uw browser kunt uitschakelen, kan de Website hierdoor onbruikbaar worden. Zie onze “Cookie beleid” voor meer informatie over de manier waarop we cookies op de website gebruiken.

Als verwerkingsverantwoordelijke heeft u de toestemming van de sollicitanten nodig

hun persoonsgegevens opvragen (voor jou als verwerkingsverantwoordelijke) 
deze gegevens verwerken voor wervingsdoeleinden (voor de verwerker die namens u optreedt).

3. BASIS CV

CV's worden door de Sollicitant ingediend bij Talentsquare, eventueel op basis van een formulier dat gedeeltelijk vooraf is ingevuld door de Werkgever. Na het indienen van een CV zal Talentsquare een Account aanmaken voor de Sollicitant, of het bestaande Account van de Sollicitant updaten, en het Basis CV aanmaken of updaten.

In het geval dat het CV gedeeltelijk vooraf is ingevuld door een Werkgever, zal Talentsquare de Sollicitant uitnodigen om zijn CV verder aan te vullen en alle relevante ondersteunende documentatie (zoals certificaten) te uploaden, en om de verwerking van zijn CV te bevestigen in overeenstemming met dit Privacybeleid .

Via zijn Account kan een Sollicitant te allen tijde zijn Basis CV inzien en bijwerken.

Eenmaal ingediend bij Talentsquare (hetzij door de sollicitant, hetzij door een werkgever), wordt Talentsquare de "gegevensbeheerder" (zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving) van het cv en heeft het het recht om dit cv voor eigen doeleinden te verwerken, in overeenstemming met this Privacybeleid, zowel tijdens als na de licentieperiode van de Werkgever.

4. VERRIJKT CV

Op verzoek van een Werkgever kan Talentsquare Basis CV's verrijken via:

Scheidsrechters, die de aanspraken van de Aanvrager op zijn Basis CV bevestigen en/of input leveren met betrekking tot de competenties van de Aanvrager;
On Demand Services, zoals taaltesten, assessments of trainingen. Deze On Demand Services kunnen ook zelfstandig worden aangevraagd door de Aanvrager; en/of
Eigen inzichten van Talentsquare, zoals de kwaliteit van onderwijs of loopbaanontwikkeling.
De Aanvrager erkent en aanvaardt uitdrukkelijk dat Talentsquare het recht heeft om namens de Aanvrager via e-mail of telefoon contact op te nemen met Referenten om hen uit te nodigen input te leveren met betrekking tot de competenties van de Aanvrager.

Om redenen van objectiviteit zal een Sollicitant via zijn Account geen volledige toegang hebben tot zijn Verrijkte CV.

De feedback van de referent die wordt gebruikt voor een verrijkt cv zal op strikt anonieme basis beschikbaar worden gesteld, dwz de identiteit van een referent zal nooit worden bekendgemaakt aan een sollicitant of werkgever, hoewel de tekstuele opmerkingen van de referent zichtbaar kunnen worden gemaakt voor werkgevers Bovendien ziet de aanvrager slechts gedeeltelijke feedback van de scheidsrechters, en altijd in geaggregeerde vorm.

De door de scheidsrechters verstrekte feedback wordt als definitief beschouwd en kan om redenen van objectiviteit niet door de aanvrager worden gewijzigd.

5. ROL VAN TALENTSQUARE EN WERKGEVERS

Sollicitanten dienen zich ervan bewust te zijn dat zowel Talentsquare als Werkgevers de cv's gebruiken voor hun eigen doeleinden en in verschillende contexten, zoals verder beschreven in dit hoofdstuk 5.

5.1 Werkgevers

Werkgevers hebben vrij toegang tot de volledige inhoud van cv's van sollicitanten die zij hebben uitgenodigd om hun cv in te dienen bij Talentsquare. Na betaling kunnen werkgevers ook volledige toegang krijgen tot cv's van andere sollicitanten.

Werkgevers kunnen de cv's via het Talentsquare-platform voor verschillende doeleinden gebruiken, namelijk: solliciteren, cv's vergelijken door eventueel gebruik van filter- en sorteermechanisme, online direct marketing campagnes voeren door gebruik te maken van de tools aangeboden door Talentsquare en basis-cv's verrijken (zoals beschreven in Sectie 4).

In deze context treden Werkgevers op als "verwerkingsverantwoordelijke" (zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving) met betrekking tot cv's die ze via Talentsquare openen, gebruiken of op een andere manier verwerken. Dergelijke verwerking wordt uitgevoerd voor de eigen doeleinden van de Werkgever, en de Werkgevers zijn als enige verantwoordelijk voor het naleven van de toepasselijke wetgeving in dit verband (inclusief met betrekking tot hun verplichting om sollicitanten te informeren en om sollicitanten een recht op toegang en rectificatie te verlenen).

Indien een sollicitant van mening is dat een werkgever zijn cv onjuist gebruikt, dient de sollicitant contact op te nemen met de werkgever. Dienovereenkomstig kan elke claim met betrekking tot een

Het gebruik van een cv door de werkgever moet aan die werkgever worden gericht.

5.2 Talentplein

Talentsquare heeft verschillende rollen in het kader van cv's:

Talentsquare treedt op als "gegevensverwerker" (zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving) wanneer het een Basis CV verrijkt op verzoek van een bepaalde Werkgever, of wanneer het cv-gerelateerde gegevens filtert en sorteert op verzoek van een Werkgever. Indien een Sollicitant vraagtekens plaatst bij een dergelijke verwerking door Talentsquare op verzoek van een bepaalde Werkgever, dient de Sollicitant contact op te nemen met de Werkgever.
Na en buiten deze verrijkingscontext treedt Talentsquare op als “gegevensbeheerder” wanneer zij het Talentsquare-platform exploiteert (bv. om cv's op te slaan en cv's ter beschikking te stellen aan verschillende Werkgevers).

6. DOEL VAN DE VERWERKING

Talentsquare kan CV's, Referee-feedback en Werkgeversinformatie verwerken voor de volgende doeleinden:

zorgen voor een correcte werking van de dienst Talentsquare;
zorgen voor de betaling van de dienst Talentsquare;
weergave van gepersonaliseerde advertenties op de Website;
onderzoeken en ontwikkelen van nieuwe functionaliteit van de dienst Talentsquare;
marktinformatie (bijv. om de gemiddelde tewerkstellingsduur in bepaalde sectoren te berekenen);

Het CV van een Sollicitant die op Talentsquare is binnengekomen naar aanleiding van een specifieke vacature van een Werkgever die Talentsquare gebruikt, is echter op elk moment automatisch zichtbaar voor die Werkgever en zolang de Sollicitant hier toestemming voor geeft. Wanneer het cv van een kandidaat niet meer zichtbaar is voor een werkgever, kan de sollicitant geen vacatures meer ontvangen van dezelfde werkgever maar wel aanbiedingen ontvangen van andere werkgevers voor wie het cv nog wel zichtbaar is.

De Sollicitant dient zich ervan bewust te zijn dat Talentsquare niet kan voorkomen dat een Werkgever met toegang tot zijn CV via Talentsquare, dit CV ook (gedeeltelijk) kan kopiëren in zijn eigen HR-systeem. Talentsquare heeft geen controle over dergelijk gebruik van een cv.

Hoewel cv's niet zullen worden gedeeld met of bekendgemaakt aan andere derden dan werkgevers en referenten, kan Talentsquare derden statistische informatie verstrekken over de cv's in haar database. Aangezien de informatie in geaggregeerde, statistische vorm wordt gepresenteerd, kunnen deze derden geen persoonlijke informatie over bepaalde werkgevers, sollicitanten of referenten afleiden.

Talentsquare zal van tijd tot tijd het e-mailadres van een Sollicitant of Werkgever gebruiken om nieuwsbrieven of andere e-mails te versturen met relevante commerciële informatie over Talentsquare, aan haar gelieerde ondernemingen of andere partijen die van belang kunnen zijn voor een Sollicitant of Werkgever. Talentsquare zal nooit e-mailadressen delen met andere partijen dan haar eigen gelieerde ondernemingen. Informatie met betrekking tot het waarborgen van de betaling voor de Talentsquare-service kan worden gedeeld met externe dienstverleners (en hun eigen contractuele partijen) die deze gegevens uitsluitend zullen verwerken om betalingstransactiediensten uit te voeren; deze gegevens kunnen worden overgedragen naar landen buiten de Europese Unie waar u toestemming voor geeft.

Talentsquare zal de Toegangsmiddelen uitsluitend verwerken om Sollicitanten en Werkgevers in staat te stellen Talentsquare te gebruiken.

7. WAT ZIJN DE RECHTEN VAN DE AANVRAGER?

Geen persoonlijke gegevens meer uitgewisseld in hun rug. Kandidaten hebben inspraak in wat er met hun gegevens gebeurt.

7.1 Recht op inzage en inzage Hij heeft te allen tijde het recht om gratis toegang te krijgen tot zijn persoonsgegevens, evenals het gebruik dat wij van zijn persoonsgegevens maken in overeenstemming met de in de sector geldende bepalingen.

7.2 Recht op verbetering, verwijdering en beperking Hij is vrij om zijn persoonlijke gegevens te delen met Talentsquare en de werkgevers. Daarnaast heeft hij altijd het recht om zijn persoonsgegevens zelf te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Dankzij zijn Talentsquare-account heeft hij toegang tot zijn persoonlijke gegevens die over hem zijn vastgelegd. Hij kan zijn persoonsgegevens te allen tijde zelf wijzigen, bijvoorbeeld door wijzigingen aan te brengen in zijn cv;

7.3 Recht van verzet Hij heeft ook het recht om zich om ernstige en legitieme redenen te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.

7.4 Data transfer right Hij heeft het recht om zijn persoonsgegevens die hij ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of over te dragen aan andere verantwoordelijken volgens de geldende bepalingen in de branche.

7.5 Recht op intrekking van toestemming Voor zover de behandeling gebaseerd is op zijn voorafgaande toestemming, heeft hij het recht om die toestemming in te trekken.

7.6 Automatische beslissingen en profilering De verwerking van zijn persoonsgegevens omvat geen profilering en hij zal evenmin onderworpen worden aan geautomatiseerde beslissingen onzerzijds.

7.7 Uitoefening van iemands rechten Hij kan zijn rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@talentsquare.com

7.8 Complaints Hij heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.

8. ZICHTBAARHEID VAN EEN REKENING

Een Sollicitant kan via zijn Account te allen tijde zelf bepalen of Werkgevers de inhoud van het CV kunnen inzien.

De Aanvrager kan ervoor kiezen om zijn CV zichtbaar te maken (hierna aangeduid als “Zichtbaar”) voor Werkgevers. Dit betekent dat geïnteresseerde werkgevers in staat zullen zijn:

om het cv van de sollicitant in te zien.
om het cv van de sollicitant toe te voegen aan hun wervingspool.
om contact op te nemen met de aanvrager.

Het CV van een Kandidaat die zich op Talentsquare heeft begeven naar aanleiding van een specifiek vacatureaanbod van een Werkgever die Talentsquare gebruikt, is echter automatisch Zichtbaar voor die werkgever op elk moment en zolang het Talent heeft besloten.

Wanneer het CV van een kandidaat niet meer zichtbaar is voor een werkgever, kan de sollicitant geen vacatures meer ontvangen van dezelfde werkgever maar wel nog aanbiedingen ontvangen van andere werkgevers voor wie het CV nog zichtbaar is.

De Sollicitant dient zich ervan bewust te zijn dat Talentsquare niet kan voorkomen dat een Werkgever die via Talentsquare toegang heeft tot zijn/haar CV, dit CV ook (gedeeltelijk) kopieert in het eigen HR-systeem. Talentsquare heeft geen controle over dergelijk gebruik van een cv.

9. ACCOUNT VERWIJDEREN

Talentsquare bewaart alle accountgegevens totdat het account wordt verwijderd in overeenstemming met dit artikel 9.

Talentsquare kan op elk moment een Account verwijderen als het CV van een Account niet in overeenstemming is met de Gebruiksvoorwaarden van de aanvrager.

De Aanvrager kan zelf zijn Account van Talentsquare verwijderen. Het Account wordt dan onmiddellijk en definitief verwijderd van Talentsquare en alle gerelateerde werkgevers. Talentsquare kan echter niet voorkomen dat Werkgevers die eerder toegang hebben verkregen tot het CV van de Sollicitant, een (gedeeltelijke) kopie van het CV hebben opgeslagen.

Als een account zes maanden niet wordt gebruikt, stuurt Talentsquare gedurende 3 maanden elke maand een herinnering om te controleren of de sollicitant zijn account actief wil houden. Als de sollicitant na negen maanden niet reageert, wordt het account van de sollicitant automatisch gedeactiveerd.

En ten slotte, aan het einde van de twaalfde maand, zonder steeds de reactie van de eiser, wordt hetzelfde account permanent en automatisch verwijderd van Talentsquare en alle gerelateerde werkgevers. Dit betekent voor de gerelateerde werkgevers dat alleen de gegevens verrijkt met het cv blijven zichtbaar via het activiteitenlogboek, maar alle inhoud van het basis-cv wordt verwijderd.

Als een account wordt verwijderd, worden werkgevers die toegang hebben tot het CV van dit account hiervan op de hoogte gesteld.

10. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

We hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ontwikkeld om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang of de verkeerde voorstelling van verzamelde persoonsgegevens aan derden, evenals elke andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens, te voorkomen.

10.1 Technische maatregelen

Virusscans gebruiken
Verkeer regelen via een firewall
Toegang tot gegevens via VPN
Redundantie van productieservers
Beveiligde harde schijven
Veilige en meerdere back-ups

10.2 Organisatorische maatregelen

Toegang tot servers en gegevens beperken en controleren
Procedure voor incidentbeheer
Privacybeleid voor werknemers
Opleiding van medewerkers op het gebied van beveiliging
Geheimhoudingsclausules
Beheer van incidenten en datalekken

Wat betreft de verschillende onderaannemers waarmee Talentsquare samenwerkt, voldoen ze allemaal aan de AVG. Wil je weten met welke onderaannemers Talentsquare samenwerkt om de naleving van de AVG te controleren, dan hoef je alleen maar een expliciete aanvraag te doen aan Talentsquare.

Ten slotte bevinden de servers waarop de gegevens worden opgeslagen zich binnen de Europese grenzen.

11. CONTACT

Sollicitant heeft het recht om kosteloos inzicht te krijgen in de inhoud en juistheid van zijn cv (en eventueel onjuiste persoonsgegevens te corrigeren). Talentsquare zal dit inzicht verlenen na ontvangst van een brief aan Talentsquare BVBA, Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, België, met vermelding van de Toegangsmiddelen van de Aanvrager.

Ook hebben Referenten en Werkgevers het recht om kosteloos inzage te krijgen in hun eigen persoonsgegevens die door Talentsquare worden verwerkt (en eventueel onjuiste persoonsgegevens te corrigeren). Talentsquare zal dit inzicht verlenen na ontvangst van een brief aan Talentsquare BVBA, Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, België, met vermelding van alle relevante identificatiegegevens.